Sopimustenhallintaa pidetään usein pelkkänä muodollisuutena osapuolten välillä. Sopimuksenhallinnan prosessit ovat kuitenkin keskeisiä kaiken liiketoiminnan kestävyydessä. Seuraavassa 6 strategiaa tehokkaaseen sopimustenhallintaan.

Taustojen tarkistus

Älä suostu tai allekirjoita mitään ennen kuin olet tarkistanut toisen osapuolen oikeudellisen taustan. On tärkeää varmistaa, että toinen osapuoli voi tehdä laillisesti tehdä sopimussuhteen. Mikäli löytyy sitoumuksia, tarkasta rauhassa nämä suhteet ja velvoitteet sekä selvitä miten uusi sopimus vaikuttaa näihin jo olemassa oleviin sopimuksiin.

Muodosta yhteyspisteet

Alkutapaamisessa on tärkeää, että osapuolet tietävät henkilöt kenellä on valtuudet tehdä lopulliset päätökset. Ei välttämättä ole pakollista, että ylempi johto tai hallituksen jäsen on paikalla joka kokouksessa, mutta on kuitenkin oltava selvyys siitä, kenellä on valtuus toimia heidän sijastaan. Kannattaa perustaa tarkistuskanava mahdollisien väärinkäsitysten välttämiseksi sekä tarkistuksen nopeuttamiseksi.

Varmista myös, milloin tarkastushenkilön on vastattava kysymyksiin, jotta sopimus saadaan valmiiksi. Tällä tavoin kaikki osapuolet ovat tietoisia ja pystyvät keräämään nämä tarvittavat vastaukset.

Määrittele sopimuksen elinkaari

Käytä sopimushallintajärjestelmää muokataksesi sopimuksen elinkaaren juuri kyseisen sopimuksen ja sen osapuolten tarpeisiin. Kannattaa aloittaa hahmottelemalla laajuuslauseke sekä laatia tähän tarvittavat asiakirjat. Tämän jälkeen voidaan järjestää tarvittavat prosessit, tuotteet sekä tarkastelujaksot. Tässä kohdassa on myös hyvä määritellä ne tärkeimmät avaintiedot, joita yritys tarvitsee toiselta osapuolelta, jotta kokonainen ja tarkka sopimus saadaan aikaiseksi.

Tarkistusprosessista sopiminen

Mikäli vastausten saaminen näihin seikkoihin muodostuu pullonkaulaksi, on ryhdyttävä ennaltaehkäiseviin toimiin. Asiakkaat usein haluavat nopeita aikatauluja, joten varmista että aikaa on riittävästi luonnosteluun, tarkistukseen, keskusteluun, päivittämiseen sekä lopulta itse toteutukseen.

Alkutapaamisessa kannattaa sopia yhteisestä tarkastelujaksosta ja sen pituudesta. Varmista, että osapuolet myös suorittavat tarkistukset oikea-aikaisesti sekä tuo ilmi, että ylimääräiset tarkistukset vaikuttavat tuleviin prosesseihin ja määräaikoihin. Kaikki sopimukset tulee tietysti tehdä kirjallisesti.

Seuraukset viivästymisistä

Mikäli sopimus viivästyy tai ei toteudu, on mahdollista, että yritykselle koituu lisäkustannuksia tai joudutaan käyttämään ylimääräisiä työtunteja. Tällainen tilanne vaarantaa budjetin sekä ennusteen, puhumattakaan muista liiketoiminnallisista mahdollisuuksista.

Varmista että toinen osapuoli tietää seurauksista yritykselle, mikäli viivästyksiä tapahtuu. Etenkin laajuuslausekkeen pitäisi sisältää ehdot ja yksityiskohdat muutospyynnöistä. Esimerkkinä mitä asioita voidaan pitää muutospyyntönä, sovelletut hintarajat, muutospyyntöjen käsittely sekä miten nämä muutokset vaikuttaisivat olemassa oleviin aikatauluihin. Sisällytä laajuuslausekkeeseen myös yksityiskohdat asioista, joita voidaan pitää jo uutena projektipyyntönä.

Dokumentointi ja arviointi

Kun asiakirjat on viimeistelty ja kaikki ovat valmiita allekirjoittamaan sopimuksen, on yleistä, että seuraavaan projektiin siirrytään heti. Mikäli mahdollista, ei kannata ohittaa toteutuksen jälkeisiä dokumentaatioita sekä arviointivaiheita. Voit suunnitella tapaamisen tiimin jäsenten kanssa ja käydä läpi kipupisteitä, analysoida niiden syitä sekä arvioida käytettyjä toimintatapoja. Tämä prosessi voi säästää runsaasti aikaa ja siitä on arvokasta hyötyä, mikäli joudutaan vastaaviin tilanteisiin tulevaisuudessa.

Tämänkaltaiset toteutuksen jälkeiset asiakirjat tulisi liittää osaksi sopimushallintajärjestelmän kirjastoa kaikkien asiakkaiden osalta.